Тезисы зиловского периода

На этой странице собраны чудом уцелевшие материалы, которыми я был занят в последние годы работы на ЗиЛе. Эпоха и платформа mainframe обусловили эти материалы концептуально с одной стороны. С другой стороны заканчивался перестроечный и даже пост-перестроечный период. Социалистическая система хозяйствования уходила в прошлое. - Поэтому, на мой сегодняшний взгляд, в материалах проглядывается какая-то неуверенность. Эта страница, скорее всего, может представлять интерес только исторический и только для меня и моих бывших сослуживцев.

К концепции развития АСУ ЗиЛ

О развитии АСР-Зарплата на ЗиЛе

Электронная почта на головном заводе

К концепции развития АСУ ЗиЛ на период до 2000 года

Есть по меньшей мере два обстоятельства, с которыми необходимо считаться при разработке концепции и выборе стратегии развития АСУ ЗиЛ.

Во-первых, это то, что АСУ ЗиЛ существует и действует. Даже кратковременный останов или сбой системы немедленно ощущается заводом. При полной остановке АСУ, есть такой прогноз, завод остановится самое большее через неделю.Поэтому в стратегии развития АСУ ЗиЛ нельзя отрицать всего достигнутого.Нужно, чтобы стратегия усваивала достигнутое и базировалась на нем; не следует забывать о законе отрицания отрицания.

Во-вторых, период очередной перестройки АСУ ЗиЛ совпал с перестройкой в стране. Перестройка в стране неизбежно вызовет изменения на ЗиЛе, а, значит, и в АСУ. Мы уже сейчас чувствуем увеличение потока изменений . Особенно это ощущается в проекте расчетов по заработной плате. В последние годы «поехала» экономика, а теперь уже и снабжение со сбытом. Трудно сказать, куда все может качнуться, но, судя по критике гигантизма, в первую очередь могут отделиться заводы-филиалы; ряд централизованно выполняемых функций может распределиться по производственным подразделениям; могут «уйти» (в небытие) традиционные схемы и некоторые заводские конторы вовсе прекратят свое существование.

Предугадать, как будет развиваться завод (и будет ли развиваться) довольно сложно. Поэтому нужно заниматься задачами (компонентами), которые незыблемы и составляют фундамент любой автоматизированной АСУП. Таких инвариантных компонент в АСУП мало, потому что «дела асушные» связаны с организацией предприятия.

В связи с этим предлагается следующая концепция . Наиболее существенные нюансы касаются стратегии развития АСУ на заводах-филиалах. Здесь нужно выиграть время, но и не потерять его впустую.

Главными направлениями развития АСУ ЗиЛ предлагается считать:

• Создание многоуровневой АСУ с центральной вычислительной системой
• Создание АСУ производственными подразделениями
• Совершенствование и компьютеризация информационных взаимосвязей между подсистемами технической подготовки производства, основного производства, сбыта и снабжения
• Разработка и внедрение новой АСР-Зарплата
• Развитие АСУ ТПП и АСУ вспомогательным производством
• Развитие САПР в рамках АСУ ТПП

Автоматизацию управления производственными подразделениями начинать с типовых подразделений, ограничив круг первоочередных задач

О развитии АСР-Зарплата на ЗиЛе

Введение. Краткая историческая справка

1. Характеристика действующего проекта

Численность и категории работающих на ЗиЛе

Пользователи

Организация расчетов по заработной плате

• Системы оплаты и премирования
• Формы
• Тарифная система и нормирование
• Разновидности начислений
• Отчетность
• Распределение функций

Основные задачи

Связи с другими подсистемами

Особенности информационного обеспечения

• Многообразие форм документов
• Реквизиты

Технологический процесс обработки данных

• Машинные и ручные процедуры
• Действия, исполнители, сроки
• Многообразие ситуаций
• Ручные операции
• Таксировка
• Контроль

Объемы ввода данных и загруженность системы

Программное обеспечение и база данных

2. Причины разработки нового проекта

Основные недостатки действующего проекта

• Отсутствие приемлемой стратегии развития
• Монотонный рост трудоемкости сопровождения
• Условие интенсивного обновления в жесткие сроки не выполнимо
• Переход количества в качество
• Концептуальные наслоения
• Пример проблемы по увеличению размерности реквизита
• Платежные группы
• Неравномерность загрузки
• Непропорциональность. Узкие места
• Отсутствие единого расчетного листа
• Отсутствие накопления данных
• Отсутствие "компьютерных" связей

Изучение методом перепроектирования

Перестройка - мощный источник изменений

• Изменения организации заработной платы
• Изменения отчетности
• Изменения внутризаводского хозрасчета
• Изменения оргструктуры

3. Основные проблемы

Организация работ на заводском уровне

Слабость методологической поддержки

Организация работ в проектном бюро

• Одновременное ведение двух проектов
• Позадачная организация
• Виды выдачи заданий исполнителю
• Планирование

Выработка концепции безостановочного перехода

Обеспечение преемственности. Вопрос о табельном номере

Унификация форм документов

Обеспечение открытости к изменениям

• Минимизация роста трудоемкости сопровождения
• Классификация изменений
• Правила внесения изменений
• Ведение АБЗ проекта
• Требования к АБЗ
• Разработка и создание АБЗ
• Переходный период и проблемы внедрения АБЗ

4. Предложения, требования, пожелания, некоторые решения

Дисциплина ведения проекта и АБЗ

Триада ЛД + НСИ + ТД

Начало автоматизированных расчетов по заработной плате на ЗиЛе было положено еще в "табуляторные" тридцатые годы. За более чем полувековой период этот проект претерпел множество изменений; его история - часть истории завода. Развивался завод, изменялась организация труда и заработной платы, приобреталась все более совершенная вычислительная техника, и соответственно этому изменялась автоматизированная система расчетов по заработной плате (АСР-Зарплата).

В настоящее время каждый работник завода (независимо от категории, независимо от того, временный он работник или постоянный) является конечным пользователем АСР-Зарплата. Пользователями другого вида являются заводские и цеховые функциональные службы и общественные организации:

• Управление бухгалтерского учета, отчетности и контроля
• Управление организации труда и заработной платы
• Планово-экономическое управление
• Финансовое управление
• Отдел нормирования труда и заработной платы технологического управления
• Партийный комитет завода
• Профсоюзный комитет завода
• Комитет ВЛКСМ
• Бюро бухгалтерского учета структурных подразделений
• Планово-экономические бюро подразделений
• Управления инженерно-технических и рабочих кадров
• Бюро кадров структурных подразделений

В действующей АСР-Зарплата обеспечиваются расчеты для более чем 70000 человек, подразделяющихся на 10 различных категорий (производственные рабочие, вспомогательные рабочие, ученики, руководители и др.).

В организации заработной платы на заводе большую роль играют тарифная система, нормирование труда, формы и системы оплаты труда. Тарифная система позволяет оценить труд со стороны качества, нормирование дает возможность учесть количество затраченного труда, формы и системы оплаты труда устанавливают определенный порядок исчисления заработной платы.

Применяются две формы оплаты труда:

• сдельная, когда заработок зависит от количества произведенных единиц продукции установленного качества с учетом сложности и условий труда
• повременная, при которой труд оплачивается по фактически отработанному времени с учетом квалификации работника и условий его труда

В зависимости от формы организации труда формы оплаты подразделяются на индивидуальную и коллективную (бригадную).

Сдельная форма оплаты труда включает в себя

• прямую сдельную
• сдельно-премиальную
• сдельно-прогрессивную
• косвенную сдельную
• косвенную сдельно-премиальную
• нормативно-сдельно-премиальную форму оплаты

Повременная форма оплаты труда включает в себя

• повременную
• повременно-премиальную
• повременную по нормированному заданию

В действующем проекте обеспечивается несколько видов начисления заработной платы в зависимости от типа производства и условий труда работников, почти каждая из которых включает в себя 5 вариантов распределения заработной платы между членами бригады с оплатой по конечной операции с учетом коэффициента трудового участия. В проекте учитывается все множество существующих на заводе систем премирования.

Проект АСР-Зарплата является частью бухгалтерской подсистемы АСУП и в нем заложено формирование нескольких бухгалтерских отчетов. Проектом АСР-Зарплата предусмотрено решение следующих задач:

• ведение личных данных работников завода
• начисление зарплаты по сдельным расценкам и распределение зарплаты между членами бригады
• начисление зарплаты рабочим, находящимся на повременной оплате с нормированным заданием
• распределение зарплаты между членами бригады с оплатой по конечной операции с учетом коэффициента трудового участия
• расчет повременной заработной платы, расчет доплат
• расчет среднегодовой премии для начисления пособия по временной нетрудоспособности
• расчет планового аванса и составление расчетно-платежной документации за первую половину месяца
• расчет премий
• начисление частично оплачиваемого отпуска женщинам по уходу за ребенком до достижения им возраста 1 года
• расчет вознаграждения по итогам работы за год и составление отчетности по подразделению и объединению
• исчисление подоходного налога и налога на холостяков, одиноких и малосемейных граждан
• учет единовременных начислений и удержаний
• оплата пенсий пенсионерам по возрасту
• учет удержаний в пользу ПТУ
• учет удержаний для перечислений зарплаты работников в сберегательные кассы
• учет удержаний за товары, купленные в кредит
• учет удержаний за квартплату и коммунальные услуги с лиц, проживающих в ведомственных домах
• учет перечислений страховых взносов на счет инспекции Госстраха
• учет удержаний ссуд и платы за пользование ссудой членами садоводческих товариществ
• формирование расчетно-платежной документации за месяц
• расчет сумм партийных взносов
• расчет сумм комсомольских взносов
• расчет сумм профсоюзных взносов
• формирование бухгалтерской отчетности, получение статистических и планово-экономических данных по зарплате
• учет зарплаты по профессиям работающих
• учет пропущенных сумм по зарплате прошедших периодов
• учет излишне-начисленных сумм по зарплате прошедших периодов
• учет излишне-удержанных сумм по зарплате прошедших периодов

В действующем проекте связи с задачами других подсистем осуществляются на уровне документации, формируемой либо вручную, либо с помощью ЭВМ. Как входная, так и выходная документация отличаются многообразием форм. Сведения о принадлежности рабочего к бригаде, бригадиру и мастеру представляются реквизитами, отражающими учитываемый в проекте уровень организационной структуры. Заводской уровень самый высокий, следующий уровень - цеховой. Для каждого учитываемого в проекте уровня возможно формирование соответствующей документации.

Все структурные подразделения сгруппированы по срокам выплаты в несколько платежных групп. Такое решение обусловлено ограниченными возможностями службы эксплуатации АСУП в части подготовки и ввода данных в ЭВМ. Это довольно серьезный недостаток проекта. Более цивилизованно и гуманно было бы иметь одну платежную группу и осуществлять расчеты, обеспечивая выдачу зарплаты 5 и 20-го числа месяца. К сожалению, есть еще ограничение со стороны банка, обслуживающего ЗиЛ.

В действующем проекте даже при наличии платежных групп есть перекос в нагрузке на персонал ВЦ, осуществляющего подготовку и ввод первичных данных в систему. Случаются простои, которые необходимо оплачивать. С другой стороны каждый месяц имеются дни пиковой нагрузки. Весь участок перфорации (участок первичного ввода данных) – на сдельной форме оплаты труда (типичная для ЗиЛа организация).

Степень автоматизации в действующем проекте АСР-Зарплата сравнительно невелика (относительно других подсистем), что обусловлено соответствующим соотношением между ручными и машинными процедурами. Повышение степени автоматизации может идти путем автоматизации процедур формирования ряда документов, которые в настоящее время являются входными, составляются и обрабатываются до ввода в ЭВМ вручную.

Проектом АСР-Зарплата в течение всего периода его существования занимались проектировщики различных поколений. На кардинальную переделку проекта всегда не хватало ресурсов (времени, денег, людей). Каждое поколение разработчиков привносило в проект идеи и возможности своего времени. В результате о соблюдении принципа единообразия и простоты, провозглашаемого каждый раз, когда начинается разработка какого-либо нового проекта, в проекте АСР-Зарплата вряд ли стоит говорить. Проект накопил критическую массу всевозможных изменений. Другого такого проекта на ЗиЛе не существует.

Действующий проект в таком виде, в каком он есть, морально и физически устарел, исчерпал себя в смысле возможностей сопровождения, не говоря уж о развитии. Проект представляется смесью концепций, которые по мере возможности пытались отрабатывать проектировщики и программисты в процессе его создания и сопровождения. Как ни странно, но табуляторные ограничения до сих пор просматриваются в проекте и, более того, до сих пор сдерживают его развитие. В первую очередь здесь следует упомянуть ограничение на использование долговременной памяти.

Все ручные и машинные процедуры довольно строго регламентированы. Нарушение установленных сроков ведет к срыву сроков выплаты зарплаты, которые заданы в договоре между администрацией и трудовым коллективом.

Заложенные когда-то ограничения со временем стали серьезно тормозить развитие проекта, выродились в критические проблемы. Например, в погоне за экономией памяти в свое время на реквизит "обозначение структурного подразделения" (номер цеха) было выделено 2 цифровых разряда. Теперь перевод проекта на 3-х или даже лучше 4-х разрядную систему обозначения подразделений вырос в отдельную задачу, от решения которой зависит будущность проекта.

Аналогичная ситуация с так называемым табельным номером. В прессовом корпусе, где численность работающих превышает 4000 человек и велика текучесть кадров, дело дошло до того, что время жизни 4-х разрядного табельного номера сократилось до 3 - 4 месяцев. Такое положение не допустимо прежде всего по бухгалтерским требованиям.

Изменение размерности некоторых реквизитов требует больших трудозатрат и времени. Следует еще учитывать, при этом, что внесение изменений в проект требуется осуществлять в безостановочном варианте. Это означает, что действующий проект не может быть остановлен на какое-то время, в течение которого можно будет спроектировать его новую версию и осуществить ее внедрение. Новый проект должен быть внедрен, что называется немедленно.

С другой стороны, увеличение разрядности реквизитов вызывает увеличение нагрузки на персонал ВЦ, где осуществляется предварительная ручная обработка данных и их ввод в ЭВМ. К первоочередным задачам подсистемы относится ликвидация ручных операций (занарядка, таксировка), выполняемых персоналом ВЦ.

В проекте отсутствует правильно организованная идентификация работника. При работе в течение месяца в различных подразделениях работник имеет различные табельные номера. Отсюда вытекает целый ряд проблем. Это и отсутствие единой расчетно-платежной документации, и неправильный расчет налогов, взносов и др.

Для проекта характерен монотонный рост трудоемкости его сопровождения. С каждым годом одно и тоже проектное изменение становится все более трудоемким. Это связано и с количественным ростом, когда в проект добавляются все новые задачи, и с качественными изменениями.

Начавшаяся в стране перестройка – интенсивный источник изменений проекта АСР-Зарплата (и всей системы управления). Один из примеров (возможно, не самый показательный): задача безналичного удержания профсоюзных взносов. Профсоюзная организация на ЗиЛе не совпадает по структуре с производственной. Аналогичная ситуация с партийной и комсомольской организациями. В одной общественной организации могут объединяться несколько малочисленных подразделений. Такое положение приводит к определенным трудностям в учете. Вопрос не решается организационно и, естественно, возникают проблемы с автоматизацией.

В сложившихся обстоятельствах вряд ли удастся сформулировать приемлемые концептуальные предложения по развитию АСР-Зарплата. Рассмотрим некоторые варианты.

Вариант приобретения или заказа АСР-Зарплата у специализированной проектной организации - это, как правило, довольно длительное время проектирования и внедрения. В большинстве случаев потребуется отечественная вычислительная техника, переподготовка персонала всего завода. Это и дорого, и долго, и не гарантирует решения стоящих перед заводом задач.

Вариант перехода на цеховой уровень, где в рамках АСУ цеха можно было бы решить целый ряд задач, не обеспечен современным уровнем развития вычислительной техники. Слишком дорого: стоимость расчета зарплаты становится сопоставимой с самой зарплатой, не зависимо от того, как будет проектироваться цеховой уровень - силами управления АСУ ЗиЛа или наемными проектировщиками специализированной сторонней организации.

Вариант позадачной модернизации не подходит в связи с особенностями подсистемы АСР-Зарплата. В такую методологию развития не укладываются вопросы изменения размерности основных информационных реквизитов.

Вариант создания нового проекта силами специалистов управления АСУ ЗиЛ прежде всего не обеспечен ресурсами - это главное замечание. Имеющихся проектных сил едва-едва хватает на сопровождение действующего проекта. Поэтому, если принимается этот вариант развития АСР-Зарплата, следует определиться с ресурсами. Прежде всего следует создать комплексную проектную группу под руководством одного из заместителей генерального директора объединения. А этот вопрос связан с подчиненность управления АСУ. В настоящее время управление АСУ подчиняется заместителю Главного инженера*.

В составе комплексной рабочей группы должны быть представители бухгалтерской службы завода, заводской кадровой службы и проектировщики управления АСУ. В проектном отделе управления АСУ следует создать бюро разработки нового проекта АСР-Заплата. Имеющееся проектное бюро зарплаты разгрузить в части нового проекта. Бюро разработки нового проекта включить в комплексную рабочую группу в полном составе, а из бюро сопровождения действующего проекта ввести в рабочую группу двух ведущих специалистов.

Информационно новый проект зарплаты представляется как триада: ЛД + НСИ + ТД, где ЛД – личные данные обслуживаемого в проекте работника, НСИ – нормативно-справочная информация и ТД – текущие данные о начислениях и удержаниях. В действующем проекте текущие данные вводятся, обрабатываются, и часть их бесследно исчезает. В новом проекте необходимо обеспечить сохранение текущих данных так, чтобы соблюдались принципы одноразового ввода и накопления данных в системе. Разработка базы данных АСР-Зарплата – отдельная тема.

Предметом проекта АСР-Зарплата на ЗиЛе является большая и сложная система. Ее проектирование, внедрение и сопровождение – дорогостоящая, долговременная работа. Приступая к разработке нового проекта, возможно, следует выполнить параллельную работу по созданию АБЗ (Автоматизированная база знаний) проекта АСР-Зарплата. АБЗ предназначается в первую очередь для разработчиков, которые будут сопровождать систему. Наличие АБЗ вводит иную дисциплину ведения проекта. С одной стороны ведение АБЗ довольно обременительная задача, но с другой стороны АБЗ – это более совершенный и перспективный вариант работы.

31 августа 1987 года

Система электронной почты головного завода

(Организационно-технические предложения по созданию и внедрению)

Содержание

1. Наименование системы
2. Основание для создания
3. Назначение и цели
4. Основные положения
1. Основные направления применения
2. Программно-технический комплекс
3. Пользователи
5. Предложения по созданию и внедрению
1. Интеграция
2. Применение MSS
3. Использование персональных компьютеров
4. Администрирование
5. Организация работ по направлениям
6. Организация работ при расширении круга пользователей
6. Первоочередные вопросы для решения
1. Электронная почта на ЦВС фирмы Honeywell
2. Интеграция
3. Приказ генерального директора

1. Наименование системы

Система электронной почты головного завода АМО ЗиЛ.

2. Основание для создания

Приказ генерального директора «О совершенствовании системы передачи информации по подготовке производства».

Указание генерального директора «О прохождении документов между структурными подразделениями АМО ЗиЛ».

3. Назначение и цели создания

Система электронной почты головного завода АМО ЗиЛ предназначена для обеспечения работы пользователей в следующих направлениях:

• переписка
• уведомление о намечаемых мероприятиях
• уведомление о произошедших событиях
• согласование проектов
• архивирование
• документообразование

В результате внедрения системы электронной почты предполагается сократить объемы бумажной переписки, ускорить доставку корреспонденции, облегчить ее обработку, создать электронные архивы и систему документообразования (на основе электронных формуляров).

4. Основные положения

4.1. Основные направления применения

4.1.1. Переписка

Переписка с применением системы электронной почты позволяет решать те же самые задачи пользователя, что и при традиционной бумажной переписке. В электронной почте пользователям предоставляются дополнительные возможности и удобства по обработке сообщений, включая процессы их создания, редактирования, отправки и архивирования. Так, например, система должна предоставлять возможность составления новых сообщений из любых частей, ранее созданных и сохраненных в архивах сообщений.

4.1.2. Уведомление о намечаемых мероприятиях

Электронная почта по этому направлению может использоваться вместо или в дополнение к передаче телефонограмм. Организатору совещания предоставляется удобная возможность посылать через систему уведомления о времени и месте проведения совещания сразу всем приглашенным вместо утомительного «обзвона» их по очереди по телефону.

4.1.3. Уведомление о произошедших событиях

При интеграции электронной почты с АСУП информация о наиболее важных произошедших событиях, зарегистрированных в АСУП, может быть передана в «развернутом виде» пользователю через электронную почту. Выбор событий, информация о которых должна поставляться пользователю, как только они происходят, - вопрос проекта интегрированной системы.

4.1.4. Согласование проектов

Применение электронной почты для согласования проектов возможно, когда организована работа по переписке и архивированию. Предлагается обеспечить ведение проектов распорядительной документации.

Пользователь, подготовивший проект распорядительного документа, может поместить его в электронный архив и послать всем заинтересованным пользователям сообщение о необходимости его согласования. Пользователь-оппонент, руководствуясь тем же порядком, что и в системе работ вручную, но с помощью электронной почты, либо подтверждает согласование, либо предлагает альтернативный вариант проекта.

4.1.5. Архивирование

Архивирование – направление применения электронной почты, требующее организации системы электронных архивов и распределения полномочий и прав между пользователями на доступ к этим архивам и их изменение.

Полученное или сформированное пользователем сообщение может быть сохранено в электронном архиве. В электронной почте имеются средства для поиска в архиве нужной информации.

Первоочередными объектами архивирования являются:

• распорядительная документация
• проектная документация по системе R/2
• переписка АМО ЗиЛ со сторонними организациями

4.1.6. Документообразование

В электронной почте R/MAIL имеются средства, позволяющие задать форму документа, связать несколько рабочих мест технологическим маршрутом формирования документов заданной формы и обеспечивать функционирование задачи документообразования каждый раз после ее запуска.

4.1.7. Создание сети персональных компьютеров

Применение электронной почты для создания сети персональных компьютеров и организация обмена данными между персональными компьютерами через электронную почту – вопрос, требующий специального исследования специалистами управления АСУ.

4.2. Программно-технический комплекс

4.2.1. Центральные вычислительные системы

В составе программно-технического комплекса, на котором базируется электронная почта, имеются две не связанные между собой центральные вычислительные системы (ЦВС) фирм Honeywell и IBM. Каждая ЦВС имеет свою терминальную сеть.

4.2.2. Терминальные сети

Терминальные сети ЦВС не пересекаются между собой, так что данные, хранящиеся на одной ЦВС, не доступны с терминалов, подключенных к другой ЦВС.

В терминальной сети ЦВС фирмы Honeywell используются 2 типа терминалов: регистраторы производства ACT и видеотерминалы («Альфа 20» и WYSE). Для работы в электронной почте могут использоваться видеотерминалы или персональные компьютеры, подключенные к ЦВС вместо видеотерминалов.

В терминальной сети ЦВС фирмы IBM имеются видеотерминалы «САПСАН» и персональные компьютеры.

4.2.3. Программное обеспечение

На ЦВС фирмы Honewell в составе программного обеспечения системы TSS имеется электронная почта MAIL, главными недостатками которой являются: во-первых, невозможность выделения конкретного сообщения среди всех полученных, и, во-вторых, невозможность архивирования сообщений.

На ЦВС фирмы IBM в составе системы R/2 имеется электронная почта R/MAIL, в которой есть средства для регистрации и рассылки сообщений, их архивирования, поиска и обработки.

4.3. Пользователи

Основной круг пользователей электронной почты связан с местами установки видеотерминалов. Всем оснащенным видеотерминалами рабочим местам предоставляется, как минимум, возможность участия в переписке. Для каждого направления применения электронной почты существует свое подмножество пользователей.

Видеотерминалы, подключенные к ЦВС фирмы Honeywell, установлены в ПДБ подразделений основного производства, ППУ, УТПП, службах подготовки производства ряда подразделений, на нескольких рабочих местах экономических служб, в службах сбыта и снабжения.

Терминальная сеть ЦВС фирмы IBM охватывает подразделения сбыта, снабжения и финансовой бухгалтерии. В первой очереди предполагается оснастить видеотерминалами рабочие места помощников / секретарей членов заводоуправления, а затем секретарей директоров производств и секретарей руководителей некоторых подразделений.

5. Предложения по созданию и внедрению

5.1. Интеграция

Параллельное раздельное сосуществование на одном заводе двух систем электронной почты на двух не связанных между собой ЦВС резко снижает эффективность системы в целом, как с точки зрения эксплуатации, так и точки зрения сопровождения. Эффективность информационно единой системы существенно выше. Для создания удовлетворительной в этом смысле системы необходимо обеспечить взаимосвязь и обмен данными между двумя ЦВС.

В существующих условиях наиболее простым и рациональным интерфейсом между двумя ЦВС, по-видимому, будет интерфейс, ориентированный на использование магнитных лент. Сообщения, посланные из одной системы электронной почты в другую, то есть с одной ЦВС на другую, должны быть записаны на магнитную ленту на одной ЦВС, считаны с нее на другой ЦВС и разосланы в последней через электронную почту по соответствующим видеотерминалам.

Обмен данными между различными ЦВС, между различными системами электронной почты, осуществляемый один раз в сутки после окончания работы пользователей на видеотерминалах, без затруднений вписывается в общий порядок работы всей системы (ВЦ) в целом. Такая организация обмена сообщениями между различными системами электронной почты дает задержку в получении отправленного сообщения не более чем в одни сутки.

5.2. Применение MSS

MSS – система, предназначенная для создания и ведения во-первых, структур файлов, а, во-вторых, самих файлов, и имеющая достаточно развитый встроенный текстовый редактор. MSS работает под управлением системы TSS, входящей в состав средств операционной системы GCOS-III на ЦВС фирмы Honeywell.

Редактор, которым можно пользоваться в MSS, кроме редактирования файлов позволяет выполнять функции создания и ведения структур файлов. MSS является удобным средством для создания сообщений, их ведения и редактирования и может использоваться в электронной почте на ЦВС фирмы Honeywell.

С помощью MSS может быть создан и отредактирован файл, содержание которого в электронной почте рассматривается как сообщение. Пользователи определенного круга могут договориться между собой и принять соглашение о структуре передаваемых друг другу сообщений. Структурированность сообщений является предпосылкой к их машинной обработке. Система MSS не исключает возможности создания самой простой структуры (типа чистого бланка) и, следовательно, возможность обмена сообщениями произвольной формы.

5.3. Использование персональных компьютеров

Персональные компьютеры имеют богатый арсенал средств для работы с текстами и графикой. На персональных компьютерах решаются задачи, которые желательно интегрировать в одну систему с электронной почтой головного завода.

Персональный компьютер подключается к ЦВС вместо видеотерминала. Результаты решаемых на нем задач могут быть переданы в электронную почту как обычные сообщения. Примером задачи, которая внедрена на PC и которую имеет смысл интегрировать в одну систему с электронной почтой, является задача по формированию распорядительной документации. Создано программное обеспечение, позволяющее на PC формировать тексты приказов, распоряжений, указаний и других распорядительных документов в соответствии с принятыми на заводе правилами.

Проект или уже выпущенный распорядительный документ, сформированный с помощью PC, может быть транспортирован в систему электронной почты, где он может быть архивирован, разослан для ознакомления, исполнения или согласования.

Одним из направлений применения электронной почты может быть создание сети персональных компьютеров или осуществление обмена между ними для решения задач, требующих объединения распределенных данных.

5.4. Администрирование

В условиях большого количества различных пользователей, отличающихся интересами, решаемыми задачами и другими особенностями, внедрение электронной почты по любому из возможных направлений требует назначения ответственного специалиста – администратора электронной почты. Администраторов может быть несколько (даже для одного направления применения электронной почты).

Администраторов, связанных с конкретными задачами электронной почты, можно назвать прикладными (в отличие от одного так называемого системного администратора). Функции системного администратора закрепляются за специалистом управления АСУ. Функции прикладных администраторов закрепляются за специалистами функциональных служб, внедряющих и эксплуатирующих систему электронной почты по соответствующим направлениям.

Главными задачами прикладного администратора являются:

• создание и ведение структуры сообщений
• организация и внедрение задач по «своему направлению» примененения электронной почты
• ведение «своего круга» пользователей
• распределение полномочий между пользователями
• контроль соблюдения принятых правил
• взаимодействие с системным администратором

Главными задачами системного администратора являются:

• управление ресурсами электронной почты
• распределение полномочий между прикладными администраторами
• формирование и ведение структуры архивов

5.5. Организация работ по направлениям

5.5.1. Переписка

Переписка, как направление применения электронной почты, с одной стороны охватывает самый широкий круг пользователей (все рабочие места, оснащенные видеотерминалами), а с другой стороны в ней имеются направления, связанные с разделением пользователей по интересам. В любом случае для функционирования переписки в условиях, когда задержка в получении отправленного сообщения не может превышать одних суток (или точнее – может достигать одних суток), необходима дисциплина обязательного подключения пользователей к системе не реже одного раза в течение рабочего дня. Другими словами, на каждом рабочем месте, где установлен видеотерминал, подсоединенный к одной из ЦВС, не реже одного раза в течение рабочего дня выполнять процедуру подключения к системе электронной почты для получения поступлений.

Функции главного прикладного администратора, ответственного за все направления переписки, ведущейся как традиционно вручную, так и в рамках электронной почты, предлагается закрепить за Общим отделом завода.

Функции прикладных администраторов, ответственных за «свои направления» переписки, предлагается закрепить за функциональными службами. Так, например, направление переписки по технологической подготовке производства должно вестись специалистами УТПП (КЦ).

5.5.2. Уведомление о намечаемых мероприятиях

Уведомление о намечаемых мероприятиях, как направление применения электронной почты, может функционировать только в условиях более жесткой, чем при переписке, дисциплине обязательного подключения к системе. Эксплуатация системы в этом направлении будет успешной, если организовано по крайней мере ежечасное подключение пользователей к системе для просмотра поступлений – уведомлений.

Круг пользователей в этом направлении ограничен: кроме специалистов общего отдела и группы приказов предлагается охватить секретарей / помощников: членов генеральной дирекции, директоров производств, начальников некоторых структурных подразделений.

Функции администрирования по этому направлению закрепляются за специалистами общего отдела.

5.5.3. Уведомление о произошедших событиях

Развитие этого направления требует выполнения проектных работ для создания интегрированной системы, в которой задачи АСУП будут взаимосвязаны с электронной почтой. Когда происходит какое-либо событие, например, когда товар поступает на склад, и кладовщик регистрирует факт его поступления, через электронную почту программа регистрации прихода может послать соответствующее сообщение заинтересованному потребителю, ожидающему этот товар.

Применение электронной почты в этом направлении говорит о зрелости системы, высоком уровне специалистов, ее разработавших и внедривших. Развитие этого направления является задачей второй очереди и закрепляется за специалистами управления АСУ.

5.5.4. Согласование проектов

В работе по согласованию проектов распорядительных документов участвуют специалисты различных подразделений. Лицом, имеющим право согласования, является, как правило, руководитель структурного подразделения. Сообщение о необходимости проработки распорядительного документа направляется на имя руководителя структурного подразделения. Рабочим местом, на которое поступит соответствующее сообщение, является оснащенное видеотерминалом рабочее место секретаря / помощника руководителя. Проект распорядительного документа может быть отпечатан на печатающем устройстве, подключенном к видеотерминалу, и передан руководителю на проработку.

В связи с тем, что в соответствии с установленным на заводе порядком, распорядительная документация прорабатывается и ведется группой приказов, проекты распорядительных документов на стадии их согласования должны направляться через электронную почту не только в подразделения, но и в группу приказов. В этом случае специалисты группы приказов знакомятся с распорядительным документом уже на стадии его создания.

Предполагается закрепить функции администрирования по этому направлению за специалистами группы приказов.

5.5.5. Архивирование

Электронные архивы подразделяются на личные и общие. За работу с личными архивами отвечает сам пользователь. Личные архивы создаются и ведутся пользователем самостоятельно и доступны только ему.

Проект структуры общих электронных архивов верхнего уровня разрабатывается системным администратором (управлением АСУ). Системный администратор определяет права и полномочия для каждого прикладного администратора на доступ к электронным архивам верхнего уровня. Каждый прикладной администратор по своему направлению разрабатывает нижние уровни структуры общих архивов и определяет права и полномочия пользователей по отношению к ним.

Полномочия пользователя связаны с набором операций: чтение, запись, дополнение, изменение, создание, уничтожение записей архива. Операции иерархичны: в высшей иерархии – права на создание / удаление записей, в нижней – отсутствие прав на доступ к архиву. Пользователь, получивший права на создание / удаление записей архива, автоматически получает права на все остальные операции.

Эффективный поиск нужного сообщения в общих архивах сложной структуры возможен, когда решен вопрос о системах обозначений сообщений и составляющих структуры. Вопрос о системах обозначений требует согласованного решения между различными администраторами электронной почты.

5.5.6. Документообразование

В электронной почте R/MAIL фирмы SAP имеются так называемые формуляры, позволяющие определить бланк документа, задать маршрут его прохождения по рабочим местам и закрепить за каждым рабочим местом реквизиты бланка для заполнения. В конце маршрута бланк превращается в документ, который может быть сохранен в архиве, или послан кому-либо по электронной почте или отпечатан и послан по обычной почте и т.п.

Применение электронной почты для документообразования является сложной задачей даже тогда, когда предполагается формировать сравнительно простые документы. Организация работ в этом направлении мало чем отличается от организации работ при разработке и внедрении задач АСУП.

5.6. Организация работ при расширении круга пользователей

Прежде всего, о терминологии. Под расширением круга пользователей здесь понимается не простое увеличение количества рабочих мест, оснащенных видеотерминалами, а использование уже имеющихся видеотерминалов для решения новых задач новыми пользователями. Рабочее место, оснащенное видеотерминалом, можно организовать так, что с электронной почтой на нем будет работать несколько различных пользователей.

Самой простой формой организации работ на многопользовательском рабочем месте является работа по очереди. Улучшенным вариантом этой формы организации работ является организация работ по расписанию, когда каждому пользователю в течение рабочего дня выделяется строго определенное время.

Другой распространенной формой организации является совмещение обязанностей одним пользователем. Совмещение обязанностей может быть частичным. Так, скажем, работник ПДБ подразделения основного производства, кроме свойственных ему по должности функциональных обязанностей при работе за видеотерминалом, может распечатывать на принтере видеотерминала поступающие по электронной почте сообщения на имя руководителя подразделения. Секретарь руководителя подразделения может ежедневно забирать такие распечатки из ПДБ.

Пользователь, являющийся руководителем высокого уровня (начиная с руководителя структурного подразделения и выше), может работать с системой через своего представителя (секретаря / помощника). Представитель работает с системой под именем и с паролем руководителя. Такое решение требует соответствующего юридического и административного оформления (в виде, например, приказа по заводу).

5.7. Очереди и модель внедрения

Система электронной почты на головном заводе в условиях, когда имеются две ЦВС и две терминальные сети, когда предполагается большое количество различных пользователей, может быть внедрена в несколько очередей.

«От простого – к сложному» – основное положение концепции и главный тезис внедрения электронной почты по любому из возможных направлений. Этот тезис развивается в следующие положения: постепенное и неуклонное расширение круга пользователей; внедрение сначала R/MAIL на ЦВС фирмы IBM, затем электронной почты на ЦВС фирмы Honeywell и далее интеграция систем.

В первой очереди предлагается внедрение электронной почты для ведения переписки, архивирования и уведомления о намечаемых мероприятиях. Круг пользователей в первой очереди охватывает руководящий состав завода (генеральный директор и его заместители, главный инженер и его заместители, директора производств, руководители некоторых подразделений), специалистов общего отдела и группы приказов.

Во второй очереди планируется расширение круга пользователей электронной почты в направлениях переписки и архивирования. К R/MAIL постепенно подключаются специалисты служб сбыта, снабжения и финансовой бухгалтерии, т.е. служб, оснащенных видеотерминалами, которые подключены к ЦВС IBM.

Электронная почта на ЦВС Honeywell осваивается и внедряется параллельно электронной почте R/MAIL. Круг пользователей первой очереди ограничен задачами технической подготовки производства.

6. Первоочередные вопросы для решения

6.1. Приказ генерального директора

Основным документом, обеспечивающим организацию и управление работами по внедрению электронной почты, должен быть приказ генерального директора «О внедрении электронной почты на головном заводе АМО ЗИЛ». В приказе должны быть определены:

1. основные направления применения электронной почты
2. организация работ по основным направлениям
3. обязанности функциональных служб по администрированию электронной почты
4. основные электронные архивы и порядок их создания / уничтожения
5. очереди внедрения, пользователи, рабочие места
6. система обозначения и порядок регистрации пользователей
7. работы (прокладка линий связи, обустройство рабочих мест, установка терминалов, обучение и др.), ответственные, сроки исполнения

6.2. Интеграция

Необходимо разработать интерфейс обмена информацией между двумя системами электронной почты. Следует изучить и исследовать возможности R/MAIL по передаче сообщений в другие системы электронной почты. Запись на магнитной ленте для обмена информацией между ЦВС как минимум должна содержать такие показатели как отправитель, получатель, дата отправления, название и текст сообщения.

Программное обеспечение для обмена информацией между ЦВС через магнитную ленту должно быть разработано для обеих ЦВС. На каждой ЦВС ежедневно должны решаться две задачи: запись на магнитную ленту передаваемых в другую систему сообщений и чтение магнитной ленты с передаваемыми из другой системы сообщениями. Необходимо, чтобы программное обеспечение умело передавать сообщения с магнитной ленты в электронную почту так, как если бы это делал пользователь, подключенный к данной электронной почте через видеотерминал.

6.3. Электронная почта на ЦВС фирмы Honeywell

На ЦВС Honeywell имеется «фирменная» электронная почта, которая работает под управлением системы TSS. Главным недостатком данной системы электронной почты является невозможность выделения для обработки (сохранения в архиве, изменения, переадресования) конкретного сообщения из всех поступлений в адрес пользователя.

Предлагается силами управления АСУ разработать под TSS систему электронной почты (с применением MSS), в которой имелась бы возможность выделения для обработки конкретного сообщения. За основу предлагается взять электронную почту R/MAIL и, по мере возможностей, соблюсти принятые в ней стандарты.

11 апреля 1994 года